С сентября 2025 года вступают в силу обновленные нормы, касающиеся обезличивания персональных данных. Эти изменения затрагивают каждую организацию, что делает их неотъемлемой частью работы кадровых служб. Теперь работодателям необходимо переосмыслить свои подходы к хранению и уничтожению информации, особенно в свете растущего числа данных уволенных сотрудников, которые остаются в различных системах.
Что такое обезличивание и зачем оно нужно?
Обезличивание — это процесс обработки персональных данных, позволяющий исключить возможность идентификации конкретного человека без использования дополнительных сведений. Это отличие имеет решающее значение для сохранения анонимности сотрудников. Важно понимать, что в отличие от полного уничтожения, где информация теряется навсегда, обезличенные данные могут быть использованы для анализа или внутренней работы системы без связи с личностью.
Когда необходимо обезличивать данные уволенных сотрудников?
Ключевой вопрос для кадровых служб: как поступать с информацией о бывших работниках? Обезличивание требуется, когда данные продолжают храниться в активных системах, таких как:
- базы знаний и внутренние порталы;
- CRM-системы;
- таск-менеджеры;
- внутренние чаты и электронная почта.
Не следует забывать, что существуют документы, обязанные храниться в архиве в течение длительного времени. Например, личные дела и расчетные ведомости не подлежат уничтожению или обезличиванию.
План действий для кадровой службы
Для соблюдения новых требований рекомендуется разрабатывать четкий план действий:
- Провести аудит информационных систем, чтобы выявить все места хранения данных уволенных сотрудников.
- Классифицировать данные — определить, какие из них могут быть уничтожены, какие следует сохранить, а какие необходимо обезличить.
- Создать и утвердить локальные инструкции, которые четко регламентируют процессы обезличивания и назначить ответственных лиц.
- Использовать только утвержденные методы обезличивания, соответствующие нормам Роскомнадзора.
Следуя этим шагам, компании не только выполнят требования нового законодательства, но и создадут безопасные условия для работы с персональными данными.
